1. Bardzo ważne informacje ogólne dla studentów i pracowników

STUDENCIE, pamiętaj, zawsze kontaktuj się z IT za pomocą swojego uczelnianego adresu email w domenie @student.ukw.edu.pl!!! (za wyjątkiem gdy jeszcze nie masz utworzonego uczelnianego konta email). Ułatwi to nam Twoją identyfikację i pozwoli na szybki kontakt z Tobą!

Microsoft TEAMS jest jedną z wielu aplikacji (obok np. Word, Excel, Outlook i wielu innych), wchodzącą w skład pakietu Office365. Jeśli piszemy dalej o koncie Office365, mamy na myśli także dostęp z poziomu takiego konta do Microsoft TEAMS.

UWAGA! Prawidłowe, w pełni funkcjonujące konta Office365 dla pracowników i studentów Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy, są tworzone wyłącznie przez Uczelnię. Konta te posiadają następującą składnię.

• dla pracowników imię.nazwisko@ukwbydgoszcz.onmicrosoft.com
• dla studentów nralbumu@office365.ukw.edu.pl

Samodzielnie utworzone konta Office365 wg wzoru jak powyżej, a także prywatne konta Office365, utworzone w oparciu o adresy email w innych domenach np. @wp.pl, @gmail.com, @o2.pl itd., nie będą posiadać odpowiednich licencji, pozwalających na prawidłowe funkcjonowanie Teams. Prosimy aby nie tworzyć samodzielnie takich kont Office365!

UKW nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie samodzielnie utworzonych kont Office365 w zasobach informatycznych Uczelni.

Wszystkie konta Office365 dla studentów I roku tworzone są dopiero po zakończeniu procesu rekrutacji, nie wcześniej.

Warunkiem koniecznym do założenia konta Office365 jest przydzielenie przez Uczelnię nr indeksu oraz dostępu do indywidualnego studenckiego konta email w domenie @student.ukw.edu.pl, na które zostaną przesłane w terminie późniejszym informacje dotyczące logowania do Office365.

Konta Office365 będa tworzone pakietowo na podstawie otrzymanych danych zbiorczych z wewnętrznych baz danych Uczelni, dlatego wszystkich nowych studentów prosimy o niewysyłanie indywidualnych maili z prośbą o założenie pojedynczego konta Office365. Maile takie co do zasady będą ignorowane i nie będziemy na nie osobno odpowiadać.

WAŻNE: Prosimy nie odbierać wiadomości dotyczących rzekomych kont Office365 na UKW, które zostaną przesłane na Państwa prywatne adresy email. Informacje takie będą wysyłane przez Uczelnię wyłącznie na uczelniane studenckie adresy email, do których dostęp zostanie wszystkim studentom przekazany wcześniej w odpowiedniej formie. W naszych emailach dotyczących kont Office365, nigdy nie prosimy o otwieranie formularzy lub innych załączonych plików.

W przypadku studentów, którzy wznowili naukę na UKW lub studentów od II roku studiów wzwyż, nieposiadających uczelnianego konta Office365, prosimy o zgłoszenie się pod adres w.piekut@ukw.edu.pl

Studentów i pracowników Uniwersytetu, którzy wg swojej wiedzy posiadają konto Office365 ale nigdy wcześniej nie zalogowali się, prosimy o przejście do następnego punktu.

2. Pierwsze logowanie do Office365/MS Teams (studenci i pracownicy)

STUDENCIE, pamiętaj, zawsze kontaktuj się z IT za pomocą swojego uczelnianego adresu email w domenie @student.ukw.edu.pl!!! (za wyjątkiem gdy jeszcze nie masz utworzonego uczelnianego konta email). Ułatwi to nam Twoją identyfikację i pozwoli na szybki kontakt z Tobą!

Strona logowania się do usługi Office365/Teams to www.office.com

(Jest to oficjalna strona Microsoft, którą można zweryfikować wg następującej instrukcji, na przykładzie przeglądarki Chrome.)

Po lewej stronie widocznego poniżej ekranu lub w prawym górnym rogu (zaznaczone czerwonymi strzałkami) należy kliknąć przycisk ZALOGUJ SIĘ i wpisać otrzymane w kolejnym emailu nazwę użytkownika oraz hasło.

Alternatywnie, zamiast wersji przeglądarkowej można pobrać lokalnie na swój komputer najnowszą wersję aplikacji Teams z następującej strony Microsoft i po zainstalowaniu należy wpisać login i hasło przejściowe. Dalej postępować wg instrukcji na ekranie.

Z uwagi na generownie mniejszej ilości błędów oraz szybkość dostępu, preferowana jest wersja przeglądarkowa Teams, stąd dalsza część instrukcji opisywać będzie ten wariant konfiguracji konta Office365.

W przypadku nowych kont dla pracowników UKW email z nazwą użytkownika oraz hasłem przejściowym powinien przyjść z adresu informacja@umail.ukw.edu.pl oraz z tematem wiadomości "Otrzymano instrukcję logowania / dane do logowania do konta Office365/Teams".

W przypadku ponownego wysłania przez administratora hasła przejściowego dla pracowników i studentów), email z nazwą użytkownika oraz hasłem przejściowym powinien przyjść z domeny @microsoft.com (Microsoft on behalf of your organization) oraz zawierać temat "Informacje o koncie dla nowych lub zmodyfikowanych użytkowników"

( Informację o tym jak bezpiecznie zweryfikować faktycznego nadawcę emaila na przykładzie znanych aplikacji można znaleźc tu )

W przypadku nowych kont dla studentów UKW, ze względu na inny sposób tworzenia konta, umożliwiający tworzenie dużej ilości kont, email z nazwą użytkownika oraz hasłem przejściowym powinien przyjść z adresu msTeams_dane_logowania@umail.ukw.edu.pl i poprzedzony będzie osobną wiadomością z tego tej samej domeny z krótką instrukcją.

UWAGA! Jeśli otrzymałeś emaila dotyczącego Office365 z innych adresów i domen niż wyżej wymienione (pamiętaj o sprawdzeniu nagłówków otrzymanych emaili oraz weryfikacji stron - patrz wyżej), nie klikaj w łącza, które się w nim znajdują. Może to być próba implementacji złośliwego kodu i/lub wyłudzenia danych!

Alternatywnie w celu zalogowania, w przypadku wiadmości systemowej z domeny Microsoft, można również skorzystać z przycisku znajdującego w otrzymanym emailu, po kliknięciu którego nazwa użytkownika jest automatycznie uzupełniona.

Przy kolejnych logowaniach należy pamiętać, że obowiązuje już inne hasło (po zmianie).

Po zalogowaniu się Office365 prosi o aktualizację hasła, gdzie należy ponownie wpisać otrzymane w emailu hasło tymczasowe oraz w celu poprawnej aktualizacji - dwukrotnie nowe hasło.

Na kolejnym ekranie, tj. po aktualizacji hasła pojawi się komunikat:

„Twoja organizacja potrzebuje więcej informacji do zabezpieczenia Twojego konta”

W tym miejscu należy kliknąć przycisk 'DALEJ'.

UWAGA! Zastosowanie się do instrukcji na kolejnych ekranach pozwoli w przyszłości SAMODZIELNIE RESETOWAĆ HASŁO do Office365 i ponownie uzyskać dostęp do m.in. MS Teams.

Office365 może wymagać w tym momencie ponownego potwierdzenia hasła. Po kliknięciu WPROWADŹ HASŁO, może pojawić się ponownie ekran logowania, gdzie należy wybrać swój login i wpisać hasło, następnie kliknąć ZALOGUJ.

Następny ekran umożliwia zapamiętanie na danym sprzęcie danych logowania do konta Office365.

Ze względów bezpieczeństwa nie jest to zalecane jeśli sprzęt, którego używasz jest często poza domem lub mają do niego dostęp inne osoby z Twojego otoczenia. Często również w tym momencie wyświetla się zapytanie przeglądarki internetowej, czy zapamiętać dane logowania. Z tym samych względów nie zalecamy potwierdzenia tych czynności.

Jeśli jednak masz pewność, że Twój sprzęt jest bezpieczny i tylko Ty masz dostęp do urządzenia, możesz zaznaczyć opcje jak poniżej, co ułatwia w przyszłości natychmiastowy dostęp do konta.

Kolejny ekran to strona konfiguracji danych uwierzytelniających, gdzie należy wybrać pozycję email SKONFIGURUJ TERAZ, a następnie wpisać swój email uczelniany.

(Dla pracowników UKW będzie to email w domenie @ukw.edu.pl, dla studentów @student.ukw.edu.pl)

UWAGA! UWAGA! UWAGA! Nie zalecamy korzystania z Microsoft Athenticator jak również wybrania jako metody autentykacji nr tel. kom.
Obie ww. metody są ze sobą ściśle powiązane i wysoce problematyczne w przypadku zagubienia telefonu, kradzieży, zmiany nr telefonu lub fizycznej zmiany modelu telefonu.

Alternatywnie może pokazać się poniższy ekran zachęcający do skorzystania z Microsoft Authenticator.
Zgodnie z uwagami powyżej omijamy aplikację Microsoft Authenticator klikając w lewym dolnym rogu CHCĘ SKONFIGUROWAĆ INNĄ METODĘ i wybieramy następnie adres email, wpisując adres studencki lub pracowniczy.

Po wpisaniu adresu email należy kliknąć WYŚLIJ WIADOMOŚĆ E-MAIL

Po chwili na podane konto uczelniane nadejdzie email z Microsoft, z kodem składającym się z cyfr.

Otrzymany kod należy przepisać do pustego pola na otwartej w/w stronie konfiguracji danych uwierzytelniających.

Następnie należy kliknąć przycisk WERYFIKUJ i ZAKOŃCZ, przy czym po zakończeniu Office365 może ponownie poprosić o zalogowanie się.

Jeśli udało się zakończyć, oznacza to, że proces logowania i konfiguracji niezbędnych danych uwierzytelniających przebiegł prawidłowo.

3. Potrzebujesz konto Office 365 ale nie masz konta uczelnianego email. (pracownicy)

Wszyscy wykładowcy nie posiadający konta pocztowego na Uczelni w domenie @ukw.edu.pl muszą takie konto posiadać, a korespondencja danego wykładowcy z Uczelnią, czy studentami musi być przekazywana za pomocą adresów i zasobów uczelnianych. Niedozwolona jest korespondencja w sprawach Uczelni za pomocą prywatnych adresów email lub adresów firmowych, czy dostawców zewnętrznych (wp.pl, gmail etc.).

Zobowiązuje do tego Zarządzenie Nr 62/2013/2014 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 24 kwietnia 2014 r., w sprawie wprowadzenia obowiązku korzystania z konta pocztowego w domenie ukw.edu.pl przez pracowników UKW oraz osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej

https://www.ukw.edu.pl/akty-prawne/plik/3085/Nr_62_konta_pocztowe_pracownikow.pdf

Dla uzyskania konta w Office365/MS Teams, wymagane jest wcześniejsze założenie konta pocztowego (w domenie @ukw.edu.pl), na które zostanie wysłana danej osobie nazwa użytkownika oraz hasło przejściowe do Office365/Teams.

Niezbędne są:

• Wypełnienie przez osobę, dla której ma zostać założone konto, druku z tokenem (token to ośmiocyfrowy kod służący jednorazowo do potwierdzenia tożsamości osoby przy zakładaniu konta),
  POBIERZ TOKEN
  UWAGA: Zalecane jest aby Token nie zaczynał się od cyfry „zero”.
• Przekazanie przez Sekretariat danej jednostki tokenu i pozostałych potrzebnych danych osobowych do Działu Płac (dla osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilno-prawnej) lub do Działu Kadr (dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę) i wprowadzenie tych danych przez właściwy Dział do systemu Simple ERP (do założenia konta pocztowego potrzebne są: imię, nazwisko, pesel, token),
• Pierwszej nocy od naniesienia do systemu Simple danych przez właściwy Dział (Płace/Kadry) następuje migracja danych, między innymi do systemu pocztowego. Następnego dnia od godzin rannych osoba zakładająca konto może już wypełnić wniosek o konto pocztowe (wniosek o tzw. "tożsamość").
• Konto pocztowe w systemie Zimbra (w domenie @ukw.edu.pl) zakłada samodzielnie użytkownik wypełniając formularz dostępny na stronie UKW. Link poniżej:
  https://login.ukw.edu.pl/?rodzajWniosku=PocztaPracownik
• Po wypełnieniu wniosku, konto musi jeszcze zostać aktywowane przez Dział Informatyzacji.
• Dostęp do aplikacji umożliwiającej korzystanie z pracowniczego konta email znajduje się na stronie:
  https://zimbra1.ukw.edu.pl/zimbra/
• Konto Teams/Office365 zakładane jest z reguły tego samego dnia, co aktywacja konta pocztowego przez Dział Informatyzacji (do 4h po otrzymaniu od właściciela konta email informacji o założeniu i aktywowaniu konta pocztowego).
• Po uzyskaniu dostępu do swojej poczty służbowej (należy to sprawdzić), prosimy o przesłanie powiadomienia o aktywnym koncie pocztowym - do Działu Informatyzacji na adres w.piekut@ukw.edu.pl, można także zadzwonić pod nr tel. 695 970 106, osoba kontaktowa: Włodzimierz Piekut. W praktyce konto Teams jest zakładane "od ręki".

UWAGA! W przypadku gdy pracownik potrzebuje dostępu do konta pocztowego przed okresem obowiązywania umowy (o pracę, zlecenie), kierownik danej jednostki - do której należy pracownik, jest proszony o wystąpienie z prośbą (może w być w formie wiadomości email wyłącznie z konta służbowego) do Prorektora ds. Studenckich i Jakości Kształcenia dr hab. prof. uczelni p. Mirosławy Szark-Eckardt, o akceptację wcześniejszej aktywacji konta pocztowego dla pracownika. Uzyskaną zgodę prosimy o przesłanie do Działu Informatyzacji na adres jarosław.gurgul@ukw.edu.pl lub lan@ukw.edu.pl lub w.piekut@ukw.edu.pl

Pracownik musi mieć podpisaną umowę oraz posiadać nr token (patrz wyżej).

4. Dane uwierzytelniające - Zmiana błędnie wpisanego prywatnego adresu email na adres email uczelniany 

Na stronie głównej pakietu Office365 należy kliknąć na kółko w prawym górnym rogu, które zależnie od wcześniejszych działań zawiera awatar lub inicjały użytkownika.

Po kliknięciu należy wybrać opcję WYŚWIETL KONTO

Następnie należy wybrać w nowo otwartym oknie przeglądarki zakładkę INFORMACJE ZABEZPIECZAJĄCE

Po kliknięciu pojawia się okno umożliwiające zmianę nr telefonu i/lub adresu email, gdzie należy kliknąć na napis ZMIEŃ przy „Wiadomości e-mail”. Prosimy nie wpisywać prywatnego nr telefonu lub adresu email, jeśli natomiast jest takowe są wpisane, należy kliknąć przy danej pozycji przycisk USUŃ.

Na kolejnej stronie należy wpisać adres email na który przychodzić będą powiadomienia umożliwiające w przyszłości samodzielny, tj. bez udziału administratora reset hasła. Dla pracowników wpisywany adres winien być w domenie @ukw.edu.pl, dla studentów – w domenie @student.ukw.edu.pl. Po kliknięciu NASTĘPNE, na wskazany adres zostanie wysłany email z Microsoft, z kodem weryfikacyjnym.

Należy w tym momencie sprawdzić pocztę elektroniczną i odszukać właściwy email z powiadomieniem Microsoft.

Kod można przepisać ręcznie lub zaznaczając skopiowac (CTRL + C) i wkleić (CTRL + V) do okna na stronie zmiany danych uwierzytelniających.

Po kliknięciu NASTĘPNE w prawym górnym rogu okna przeglądarki pojawi się na około 5 sekund komunikat:

5. Połączenie się jako "gość" przez osobę spoza UKW z zasobami uniwersyteckimi MS Teams (Office365)

Ze względów bezpieczeństwa, a także mając na uwadze dużą łączną liczbę użytkowników MS Teams na UKW, tj. prawie 10.000 wydanych licencji, Uniwersytet nie akceptuje połączeń anonimowych, tj. takich, gdzie dowolny użytkownik spoza Uczelni - znając jedynie adres wirtualnego spotkania - może połączyć się na nie bez podania swojej tożsamości oraz adresu email. Wymagany sposób logowania chroni pracowników i studentów UKW, utrudniając dostęp do zajęć oraz spotkań organów Uczelni osobom nieupoważnionym.

Dlatego dołączenie adresów zewnętrznych do zasobów MS Teams na Uniwersytecie jest szczególnie monitorowane i w przypadku organizowanych konferencji lub spotkań z planowaną większą liczbą użytkowników zewnętrznych, odbywa się za pośrednictwem administratora usługi MS Office 365.

W takich przypadkach administrator wysyła odpowiednio wcześniej na wskazane adresy emailowe osób spoza Uczelni zaproszenia. Każde takie zaproszenie musi być zakceptowane przez właściciela danego emaila. W przeciwnym przypadku osoba będąca gościem nie uzyska prawidłowego dostępu do zespołu oraz możliwości uczestnictwa w wirtualnym spotkaniu, nawet jeśli przesłano jej odrębną wiadomością prawidłowy adres wirtualnego spotkania.

UWAGA! Do korzystania z MS Teams zalecamy następujące aktualizowane systmatycznie przeglądarki: Microsoft Edge, Chrome, Brave. Nie rekomendujemy przeglądarki Mozilla Firefox, która ma problemy z prawidłowym działaniem MS TEAMS.

Poniższa procedura opisuje szczegółowo slajd po slajdzie proces połączenia się przez osobę spoza UKW do planowanego na Uczelni spotkania, co powinno być zrozumiałe nawet dla osób słabo posługujących się komputerem.

Najprostsza sytuacja występuje wówczas, gdy przekazany przez osobę z zewnątrz do Uczelni adres email jest jednocześnie loginem tej osoby do używanego przez nią konta Teams w innej niż UKW organizacji lub prywatnie.

Niniejszy materiał prezentuje sytuację bardziej skomplikowaną, to znaczy taką, w której użytkownik zewnętrzny nigdy nie korzystał z konta w Microsoft  Office 365, w tym Teams.

Pierwszym etapem jej otrzymanie emaila z zaproszeniem z Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy. W skrzynce odbiorczej email ten powinien wyglądać podobnie jak poniżej.

Treść emaila po otworzeniu powinna przedstawiać się w sposób zbliżony do poniższego. Może nie zawierać instrukcji lub nazwisk. Po przeczytaniu komunikatu należy kliknąć przycisk ZAAKCEPTUJ ZAPROSZENIE.

Po akceptacji jeśli właściciel email nie posiada konta w Office365 (Teams) pojawia się ekran tworzenia konta. Należy tu kliknąć DALEJ.

UWAGA! Osoby, które posiadają utworzone konto w Office365 i korzystały już wcześniej z Teams prosimy o kliknięcie TU (LINK) w celu pominięcia następnych ekranów, które ich nie dotyczą.

Kolejny ekran wymaga utworzenia hasła. Po Wpisaniu hasła, można upewnić się czy hasło przez nas wymyśłone jest poprawnie wpisane, klikając opcję POKAŻ HASŁO. Po weryfikacji, należy kliknąć DALEJ.

  

Po wypełnieniu następnego ekranu konfiguracyjnego należy kliknąć DALEJ

Na następnym ekranie pojawia się prośba o przepisanie kodu, który został po uzupełnieniu poprzednich danych wysłany przez Microsoft na używany przez nas i podany do UKW adres email, mający stanowić login do tworzonego konta MS Office i Teams.

Po wpisaniu prawidłowego kodu Microsoft sprawdza, czy nie ma do czynienia z bootem, czyli programem - automatem, który w sposób niepowołany próbuje utworzyć konto Office 365. Należy kliknąć DALEJ...

...i ustawić w odpowiedniek orientacji przedstawiony obrazek, nastęnie kliknąć GOTOWE.      

Po kliknięciu powinniśmy widzieć ekran roboczy jak poniżej, co oznacza, że wszystkie informacje potrzebne do utworzenia konta zostały podane i Microsoft zakończył ten proces.

Począwszy od niniejszego ekranu kolejne slajdy są obowiązujące zarówno dla osób, które dopiero założyły konto Teams (OFfice365) z nieniejszym tutorialem, a także posiadających już takie konto.

Ekran ten jest bardzo ważny także dlatego ponieważ informuje użytkownika o uprawnieniach dla UKW, które są niezbędne do prawidłowego działania Twojego konta gościa w zasobach Uniwersytetu. Należy kliknąć ZAAKCEPTUJ.

Po akceptacji Microsoft powinien pojawić się ekran na którym widoczne jest już logo Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego, a także menu MOJE APLIKACJE, które należy rozwinąć klikając na strzałkę po prawej stronie napisu.

Po rozwinięciu menu należy wybrać MOJE GRUPY.

 Ukaże się wówczas widok informujący, do jakiej lub jakich grup został dołączony dany użytkownik zewnętrzny. Należy wybrać właściwą grupę, jak pokazano to poniżej.

Po wybraniu grupy dostępne są opcje dołączenia do niej za pomocą różnych linków. Należy wybrać fioletową ikonę z literą "T" jak Teams, jak poniżej.

Po kliknięciu linku na kolejnym ekranie pojawia się już aplikacja Teams oraz wyświetla się dodatkowy komunikat.

UWAGA! Osoby, które korzystały już wcześniej z MS Teams i mają zainstalowaną tę aplikację na komputerze, mogą kliknąć na przycisk OTWÓRZ na komunikacie. Po kliknięciu w/w przycisku zinstalowana aplikacja Teams powinna otworzyć się automatycznie.

Osoby, które dotąd nie korzystały z Teams powinny kliknąć w tym momencie przycisk ANULUJ.

Po wyłączeniu komunikatu, dla osób wcześniej nie korzystających z Teams najszybszym rozwiązaniem jest kliknięcie przycisku ZAMIAST TEGO UŻYJ APLIKACJI SIECIOWEJ. Spowoduje to, że Teams otworzy się bezpośrednio w przeglądarce internetowej. W przeciwnym razie użytkownik najpierw musi ściągnąć instalator Teams na lokalny komputer, a następnie zainstalować.

Na nastęnym ekranie powinna otworzyć się już prawidłowo aplikacja Teams, z dostępem do danego zespołu oraz kanału. Powinno to wyglądać podobnie jak poniżej.

 

6. Połączenie się jako "gość" przez osobę spoza UKW - poprzez jednorazowy kod Microsoft.

Ze względów bezpieczeństwa, a także mając na uwadze dużą łączną liczbę użytkowników MS Teams na UKW, tj. prawie 10.000 wydanych licencji, Uniwersytet nie akceptuje połączeń anonimowych, tj. takich, gdzie dowolny użytkownik spoza Uczelni - znając jedynie adres wirtualnego spotkania - może połączyć się na nie bez podania wcześniej swojej tożsamości i adresu email. Opisany poniżej sposób dołączenia do spotkania dla osób spoza Uczelni chroni pracowników i studentów UKW, utrudniając dostęp do prowadzonych na Uniwersytecie zajęć oraz spotkań Organów Uczelni osobom nieupoważnionym.

UWAGA! Do korzystania z MS Teams zalecamy następujące aktualizowane systematycznie przeglądarki: Microsoft Edge, Chrome, Brave. Nie rekomendujemy przeglądarki Mozilla Firefox, która nie obsługuje mikrofonu i kamery.

Nie zalecamy również korzystania z aplikacji MS Teams zainstalowanej lokalnie na komputerze. Z naszego doświadczenia wynika, że taka aplikacja w relacji do wersji przeglądarkowej generuje trudne do zdiagnozowania błędy, podczas gdy wersje przeglądarkowe są praktycznie ich pozbawione.

Poniższa procedura opisuje szczegółowo slajd po slajdzie proces połączenia się przez osobę spoza UKW do planowanego na Uczelni spotkania na przykładzie przeglądarki EDGE, która powinna być dostępna na każdym komputerze z systemem Windows10.

Przygotowując niniejszą procedurę zakładaliśmy, że powinna być opisana w sposób zrozumiały nawet dla osób słabiej posługujących się komputerem. Mamy nadzieję, że taka jest. Zaznaczamy jednak, że ilość pojawiających się ekranów, przez które należy "przebrnąć" jest narzucona przez Microsoft, a zarazem jest możliwie nakrótszą drogą przewidzianą przez nas.

Do prawidłowego dołączenia do zorganizowanego na UKW spotkania, każdej osobie zewnętrznej, tzn. spoza UKW powinien wystarczyć:

- adres email, który uprzednio został przekazany do UKW,

- jednorazowy kod Microsoft, który zostanie przesłany na ten wskazany wcześniej adres e-mail,

Zanim zaczniemy procedurę dołączenia do spotkania należy przygotwać sobie okno z widokiem wiadomości z prywatnego lub służbowego konta e-mail, jednakże tego, którego adres podaliśmy do UKW.

1.

W pierwszej kolejności użytkownik otrzymuje na swojej skrzynce pocztowej (tu akurat wykorzystano pocztę onet.pl) e-mail z informacją o zaplanowanym spotkaniu, z odpowiednim linkiem dołączenia do spotkania.

2.

Należy odpowiednią wiadomość otworzyć. Przykładowa treść emaila może wyglądać jak poniżej, tzn. widoczny jest oficjalny tekst zaproszenia oraz poniżej bezpośredni link do spotkania oznaczony tekstem "Kliknij tutaj, aby dołączyć do spotkania".

3.

Po kliknięciu we wskazany link otwiera się w przegladarce okno, na którym należy kliknąć przycisk ANULUJ. W przeciwnym razie link oworzy automatycznie zainstalowaną aplikację Microsoft Teams lub w przypadku jej braku zacznie ją ściągać z sieci i zapisze na dysku lokalnym.

4.

Po kliknięciu przycisku ANULUJ dostępne są trzy opcje. Należy wybrać opcję drugą, tj. "KONTYNUUJ W TEJ PRZEGLĄDRCE".

5.

Następnie przez kilkanaście sekund pojawia się logo MS TEAMS i widać, że aplikacja w wersji online włącza się i pracuje w celu uruchomienia kolejnego ekranu. Po chwili pojawia się komunikat o wydaniu zgody na używanie dostępnego w komputerze mikrofonu i/lub kamery. W obu przypadkach należy kliknąć ZEZWALAJ

6.

Na kolejnym ekranie dostępna jest opcja wpisania swojego imienia i nazwiska, którą należy uzupełnić, a także przycisk DOŁĄCZ TERAZ, który należy kliknąć.

7.

Ponieważ nie jesteśmy w tej chwili w żaden sposób zalogowani, kliknięcie przycisku DOŁĄCZ wyzwala ekran, jak poniżej ze stosownym do sytuacji komunikatem. Należy kliknąć przycisk ODRZUĆ.

8.

Po odrzuceniu pojawia się ekran z możliwością zalogowania, gdzie należy kliknąć przycisk ZALOGUJ SIĘ.

9.

Pojawia się wówczas okno logowania do MS TEAMS Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy. W pozycji "Adres e-mail, telefon lub Skype" należy wpisać dokładnie ten sam adres, który został wcześniej podany do naszej Uczelni oraz kliknąć przycisk DALEJ.

UWAGA! W przypadku wpisania innego adresu zalogowanie i dołączenie do spotkania nie będzie możliwe.

10.

Po wprowadzeniu adresu e-mail i klinięciu DALEJ pojawia się kolejne okno, w którym należy wprowadzić jednorazowy kod, kóry otrzymamy na podany do UKW prywatny lub służbowy adres e-mail.

11.

Wracamy we wcześniej otwartym oknie przeglądarki do naszego porgramu pocztowego, za pomocą którego odczytujemy wiadomości na naszym koncie prywatnym e-mail lub służbowym i szukamy wiadomości z kodem jednorazowym, której temat brzmi "Kod weryfikacyjny konta Uniwersytet Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy". W niniejszym przykładzie korzystano z konta na onet.pl. 

12.

Klikamy na wiadomość i odczytujemy kod jednorazowy. Otrzymana wiadomość powinna wyglądać jak poniżej.

13.

Kod przepisujemy do właściwego okna w przeglądarce i klikamy ZALOGUJ

14.

Po kliknięciu ZALOGUJ należy kliknąć przycisk DOŁĄCZ TERAZ aby zakończyć proces logowania i dołączenia do spotkania. 

7. Dla uczestników konferencji - zalogowanie się przez otrzymane dane logowania orz prezentacja materiałów.

Uwaga! Do korzystania z MS Teams zalecamy następujące aktualizowane systematycznie przeglądarki: Microsoft Edge, Chrome lub Brave. Nie rekomendujemy przeglądarki Mozilla Firefox, która nie obsługuje mikrofonu i kamery.

Nie zalecamy także korzystania z aplikacji MS Teams zainstalowanej lokalnie na komputerze. Z naszego doświadczenia wynika, że taka aplikacja w relacji do wersji przeglądarkowej generuje trudne do zdiagnozowania błędy, podczas gdy wersje przeglądarkowe są praktycznie ich pozbawione.

Poniższa procedura na przykładzie przeglądarki EDGE (która powinna być dostępna na każdym komputerze z systemem Windows10), opisuje slajd po slajdzie proces połączenia się przez osobę nie będącą pracownikiem lub studentem UKW, która otrzymała z Uczelni tymczasowe dane logowania - do planowanej  na Uniwersytecie konferencji.

W dalszej częsci zaprezentowano także jak udostępnić i zaprezentować swoje materiały, np. prezentację PowerPoint czy film.

Przygotowując niniejszą procedurę zakładaliśmy, że powinna być opisana w sposób zrozumiały nawet dla osób słabiej posługujących się komputerem. Mamy nadzieję, że taka jest. Zaznaczamy jednak, że ilość pojawiających się ekranów, przez które należy "przebrnąć" jest narzucona przez Microsoft, a zarazem jest możliwie nakrótszą drogą przewidzianą przez nas.

Zdecydowana więszkość z przedstawionych poniżej czynności ma charakter jednorazowy, występujący tylko przy pierwszym logowaniu na dane konto. Kolejne logowania mogą następować już automatycznie, także w zakresie połączenia się przez otrzymany, odpowiedni link bezpośrednio do konferencji.  

1. 

W wyszukiwarce GOOGLE szukamy frazy "zaloguj teams" i naciskamy ENTER

Po pojawieniu się wyników wyszukiwania wybieramy link Microsoftu jak poniżej 

2.

Po wybraniu linku pojawia się strona logowania do Teams. Należy kliknąć przycisk ZALOGUJ SIĘ.

3. 

Na ekranie logowania należy wpisać otrzymany emailem login do Teams, następnie kliknąć DALEJ.

Następnie otrzymanem w emailu hasło i kliknąć ZALOGUJ

oraz kolejny raz DALEJ

4. 

Ponieważ Microsoft obowiązkowo włącza procedurę dodatkowego uwierzytelnienia konta, która nie jest w tym przypadku potrzebna, na ekranie jak poniżej należy kliknąć ANULUJ

5. 

Kolejny ekran informuje już, że użytkownik jest zalogowany oraz w jaki sposób ma logować się w przyszłości. Na potrzeby konferencji aby ułatwić kolejne logowania, można zaznaczyć "ptaszkiem" opcję NIE POKAZUJ PONOWNIE oraz kliknąć TAK.

6. 

Po nieco dłuższej chwili przetwarzania danych pojawia się ekran umożliwiający m.in. pobranie aplikacji Teams na komputer lokalny. UWAGA! Nie należy klikać na tę opcję!

Należy wybrać opcję ZAMIAST TEGO UŻYJ APLIKACJI INTERNETOWEJ.

Po uruchomieniu się po raz pierwszy wersji internetowej aplikacji Teams, pojawiają się różne komunikaty, które należy każdorazowo zamknąć dopóki nie ukaże się główny ekran aplikacji. Przykład takiego komunikatu zamieszczono poniżej.

Po zamknięciu wszystkich okienek, tzw. "pop-up" na ekranie głównym po lewej stronie dostępne są zakładki, wśród których widnieje zakładka ZESPOŁY. Po kliknięciu na tę zakłądkę dostępne są kanały zespołu do którego, do którego dołączono konto użytkownika. Klikając na poszczególne kanały (Ogólny i inne) w danym zespole, można z pominięciem otrzymanych linków do spotkań w tym zespole dołączyć do spotkania.

UWAGA! Po prawidłowym pierwszym zalogowaniu się, z zachowaniem sie do w.w. punktów, wszystkie otrzymane pocztą elektroniczną linki do spotkań, będą otwierać się automatycznie. Należy jedynie pamiętać aby każdorazowo wybierać opcję "ZAMIAST TEGO UŻYJ APLIKACJI INTERNETOWEJ".

Jak udostępniać podczas spotkania przygotowane materiały?

Podczas trwającego spotkania należy na panelu kontrolek należy kliknąć w ikonę UDOSTĘPNIANIE.

Następnie należy wybrać opcję PULPIT/OKNO

Na kolejnym ekranie wybierany zostaje obszar roboczy, który chcemy udostępnić. Najbezpieczniej jest wybrać opcję OKNO, ponieważ wówczas uczestnicy spotkania będą widzieć jedynie to okno, które chcemy udostępnić, nie zaś cały pulpit, na którym mogą być przechowywane nazwy plików, otwarte inne programy katalogi etc. 

Następnie należy wybrać to okno, które reprezentuje wybraną przez użytkownika aplikację, czyli jeśli np. chcemy udostępnić prezentację Powerpoint, należy wybrać okno z miniaturą uruchomionej prezentacji.

Jeśli chcemy prezentować przykładowo odtwarzany film , nalezy wybrać miniatoruę programu WindowsMediaPlayer lub innego do odtwarzania filmów.

Po odpowiednim wyborze klikamy przycisk UDOSTĘPNIJ

---- mPracownik - nieoficjalna instrukcja użytkownika ----

Poniżej link do pliku

Instrukcja - mPracownik (UKW)